Frage 07: Mängel in der Verwaltungsorganisation

Die Gemeindeprüfungsanstalt stellt in ihrem Bericht 2008 fest: „Durch das hohe Maß an Dezentralität bei der Organisation ist bei der Stadtverwaltung Wuppertal eine Gesamtübersicht über Organisationsprojekte nicht gegeben. Eine zentrale Koordination der einzelnen Projekte sowie eine städtische Gesamtstrategie sind nicht vorhanden und so nicht steuerbar.“

  • Welche Konsequenzen hat die Verwaltung aus dieser Erkenntnis gezogen?
  • Wurde eine Gesamtübersicht der Organisationsprojekte erstellt?
  • Kann sie der Öffentlichkeit zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden?
  • Wurde eine zentrale Koordination der Organisationsprojekte eingeführt? Falls ja, wo ist sie angesiedelt und wie ist sie ausgestattet?
  • Wurde eine städtische Gesamtstrategie in Bezug auf die Organisation erstellt? Kann sie der Öffentlichkeit zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden? Falls sie noch nicht erstellt wurde, bis wann wird sie erstellt werden?

Mit welchen Effizienzpotentialen rechnet die Verwaltung kurz-, mittel- und langfristig durch die Entwicklung und Umsetzung einer Gesamtstrategie, die dem Best Practice Standard für Kommunalverwaltungen entspricht? An welchen Kommunen misst sich Wuppertal hierbei?

Antwort des Oberbürgermneisters:

Die Gemeindeprüfungsanstalt stellt in ihrem Bericht fest: „Durch das hohe Maß an Dezentralität bei der Organisation ist bei der Stadtverwaltung Wuppertal eine Gesamtübersicht über Organisationsprojekte nicht gegeben. Eine zentrale Koordination der einzelnen Projekte sowie eine städtische Gesamtstrategie sind nicht vorhanden und so nicht steuerbar.“

Zu Ihren Fragen (Welche Konsequenzen hat die Verwaltung aus dieser Erkenntnis gezogen? Wurde eine Gesamtübersicht der Organisationsprojekte erstellt? Kann sie der Öffentlichkeit zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden? Wurde eine zentrale Koordination der Organisationsprojekte erstellt? Falls ja, wo ist sie angesiedelt und wie ist sie ausgestattet?) ist festzustellen, dass die Verwaltung der Einschätzung der Gemeindeprüfung zustimmt, dass ein hohes Maß an Dezentralität insbesondere in Zeiten der Haushaltskonsolidierung nicht die richtige Organisationsstruktur ist.

Die Verwaltung hat bereits weit vor der durch die GPA in den Jahren 2007 und 2008 durchgeführten Prüfung begonnen, die Steuerung aller bedeutsamen Funktionen und Projekte zu zentralisieren.

So sind bereits ab 2001 verwaltungsweite Projekte zur Aufgabenkritik und zur Prozessoptimierung gelaufen. Im Rahmen der Aufgabenkritik sind alle städtischen Dienstleistungen und Produkte darauf überprüft worden, ob und in welchem Umfang sie zukünftig zum städtischen Aufgabenbestand gehören können. Im Rahmen der Prozessoptimierung hat es ein umfangreiches Qualifizierungsprogramm für eine

große Zahl von Organisationsverantwortlichen in der Gesamtverwaltung gegeben, das dazu befähigt, Prozesse aufzunehmen, zu analysieren und zu optimieren. Anschließend sind alle städtischen Prozesse erfasst und nach ihrer Bedeutung kategorisiert worden. Eine Veröffentlichung dieser Liste wird nicht erfolgen. Die Umsetzung von Maßnahmen der Aufgabenkritik und der Prozessoptimierung mit den entsprechenden Einsparungen ist in Zielvereinbarungen zwischen dem Stadtdirektor und den Leistungseinheiten zum jeweiligen Doppelhaushalt vereinbart worden. Die Optimierung von Prozessen von verwaltungsweiter Bedeutung (z.B. Automation und Zentralisierung des Beschaffungswesens, Neues Kommunales Finanzmanagement) ist in zentraler Verantwortung durchgeführt worden, bedeutsame Prozesse auf Fachebene (z.B. Baugenehmigungsverfahren, Bauleitplanverfahren) sind in der Verantwortung der Fachbereiche optimiert worden.
Die Steuerung obliegt in jedem Fall dem „Lenkungsausschuss Prozessoptimierung/Aufgabenkritik, dem der Stadtdirektor vorsitzt.
Die Übersicht über und die Steuerung von Organisationsprojekten war somit bereits vor der GPA-Prüfung gegeben. Als Folge des GPA-Berichtes sind allerdings Anpassungen hinsichtlich der dezentralen Organisationsverantwortung vollzogen worden. Die zentrale Organisationsentwicklung, die im Geschäftsbereich des Stadtdirektors angesiedelt ist, ist inzwischen bei allen Organisationsveränderungen einzubinden. Die Auflagen der Finanzaufsicht zwingen im Übrigen in noch stärkerem Maße zur zentralen Steuerung durch den Stadtdirektor und seinen Geschäftsbereich.

Ihre weiteren Fragen (Wurde eine städtische Gesamtstrategie in Bezug auf die Organisation erstellt? Kann sie der Öffentlichkeit zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden? Falls sie noch nicht erstellt wurde, bis wann wird sie erstellt werden? Mit welchen Effizienzpotenzialen rechnet die Verwaltung kurz-, mittel- und langfristig durch die Entwicklung und Umsetzung einer Gesamtstrategie, die dem Best Practice Standard für Kommunalverwaltungen entspricht. An welchen Kommunen orientiert sich Wuppertal?) sind wie folgt zu beantworten:

Die derzeitigen Strukturen der Organisationsarbeit sind funktionell und erfordern keine neue strategische Ausrichtung. Effizienzpotenziale durch Umsetzung einer neuen Gesamtstrategie sind nicht erkennbar.

Ein Best Practice Standard für Kommunalverwaltungen ist hier nicht bekannt, es kann ihn auch nicht geben. Welche Kommune sollte diesen Standard setzen und wie sollte bei der Unterschiedlichkeit der Voraussetzungen der einzelnen Städte eine umfassende Vergleichbarkeit zwischen Kommunen zustande kommen?

Die Vergleiche finden auf der Ebene der Fachbereiche statt. Die Stadt Wuppertal ist in zahlreiche überregionale Gremien und Vergleichsringe eingebunden, in denen die vielfach identischen Probleme der Kommunen auf Fachebene diskutiert und zu gemeinsamen Lösungen gebracht werden. Auch die Gemeindeprüfung arbeitet in ihrem Bericht mit Benchmarks und gibt damit eine Orientierung, welche Stadt die jeweilige Aufgabe am wirtschaftlichsten erledigt. Diese Ergebnisse werden auf der Ebene der Fachbereiche geprüft und bewertet und unter zentraler Steuerung zur Entscheidung durch die Verwaltungsleitung aufbereitet. Daraus sind zahlreiche weitere Optimierungs- und Konsolidierungsansätze entstanden.